Elijah West


Generelt

Nysgerrig medarbejder folier firmaets kreditkort svindel fidus

Posted by Elijah West on
Nysgerrig medarbejder folier firmaets kreditkort svindel fidus

MOLLY, THE ASSISTANT, Molly kasserer pÃ¥ XYZ Corp i Miami, Ã¥bnet en e-mail fra en tidligere kollega, der ikke længere arbejdet for organisationen. E-mailen læse: “Hej Molly, der bør være en tilbagebetaling af $716 pÃ¥ min gamle corporate Visakort fra IP-konferencen. Jeg har betalt for, men deltage ikke i konferencen og gjorde ikke dreje i afgift til XYZ for refusion. Kan du have visum udstede en refusion check til mig? Tak for din hjælp.”
E-mailen var fra Jerry, en tidligere XYZ udøvende, der havde været Mollys chef på én gang. Meddelelsen syntes harmløs nok. Jerry havde lovligt opkrævet en business konference sin firmaets kreditkort, men han havde aflyst sin registrering, fordi han forlod virksomheden. Han var derfor skyldes en refusion.
Det ville have været meget let for Molly til at stole på sin tidligere chef og få ham refusion. I stedet, fordi noget ikke syntes rigtigt, hun valgte at kontrollere om XYZ havde allerede godtgjort Jerry for konferencen.
For at gøre denne bestemmelse, Molly adgang til Jerrys firmakreditkort records online og hentet sin udgiftsrapporter fra konti skal betales fil rum. Udgiftsrapporter bekræftede, at Jerry ikke havde udgiftsføres konference gebyr, men da Molly kiggede på hans kreditkort erklæring, så hun et par af ulige elementer.
Den seneste erklæring angivet først, at den tidligere XYZ udøvende havde lavet fire betalinger til sit kreditkort i en måned. For det andet sætningen var to sider lang, og Molly vidste at Jerry sjældent rejste for erhvervslivet. Hun scannet afgifterne og bemærkede, at de fleste af dem var fra lokale leverandører. Derudover lignede ingen af varerne business afgifter. Afgifterne inkluderet middage på lokale restauranter, afdeling og købmand afgifter og flybilletter til Jerry og hans kone, at Molly vidste var for deres seneste ferie.
Ud af nysgerrighed forespørges Molly selskabets kontrol online for at se, hvis nogen af betalinger pÃ¥ Jerrys visum konto matchet dollar beløb af kontrol skrevet af XYZ. Sikker nok, fandt hun, at alle fire betalinger gjort Jerrys kreditkort denne mÃ¥ned equaled beløb pÃ¥ kontrol, som selskabet havde skrevet til visum. Molly øgede omfanget af sin søgning og bemærkede, at hver betaling sendt til Jerry’s corporate kreditkort i de foregÃ¥ende 12 mÃ¥neder var fra en check, skrevet af firmaet. Hun bemærkede ogsÃ¥, at for $88.000 i afgifter pÃ¥ Jerrys kort over denne tidsramme, ingen var for firmaudgifter.
Molly trykte kopier af alle kontrollerne og bemærkede, at selv om visum var opført som betalingsmodtager pÃ¥ dem alle, Jerry’s corporate kreditkort kontonummer var hÃ¥ndskrevet ved hver kontrol. Molly henvendte sig til direktøren for intern revision og Jerrys tidligere manager og anmodet om en undersøgelse af sagen.
Mens arbejde for XYZ, Jerry var ansvarlig for at sikre, at betalte organisationen forfaldne saldi på firmakreditkort af mennesker, der havde forladt virksomheden. XYZ havde et arrangement med kreditkortselskab, det ville garantere betaling for visse medarbejdere hvis ansatte ikke betalte saldi på deres konti. En gang om måneden, Jerry ville give kreditor med en liste over forfaldne konti på garanterede kort, og kreditor ville skære checken til kreditkortfirmaet.
Men pÃ¥ bunden af hver check anmodning i Jerry’s sidste Ã¥r af beskæftigelse, han havde skrevet, “Please levere check mig.” Typisk, kreditor ville indlevere indskrive direkte til kreditkortselskabet, men fordi kreditor vidste, at Jerry opretholdt et forhold med kreditkortselskabet, de levet op til hans anmodning og leveret kontrollen til ham. NÃ¥r Jerry modtog en check, han ville skrive sit eget kontonummer pÃ¥ checken, og banken vil udligne betalingen pÃ¥ Jerrys kreditkort.
Jerry ikke skal sørge for, at de kriminelle kreditkort ejere noteret på hans regneark betalt deres balancer, fordi han havde fabrikeret listen kriminalitet, som han gav til kreditor. I mange tilfælde medarbejdere med de såkaldte forfaldne saldi havde forladt organisationen længe før, og de havde betalt deres saldi i fuld før afgang.
Så hvor var kontrollen opdelinger? Først, Jerry var eneste myndighed over funktionen kreditkort. Han formået af firmakreditkort, gennemgik de forfaldne konti, havde adgang til medarbejder-sætninger og behandlet bankens kontoadministratorer. Ingen gennemgik hans arbejde. Så snart som kreditor gik kontrollen ned til hans kontor, havde han alt han behøvede at begå svig.
Den anden opdeling var, at den kreditormedarbejder gik kontrollen over til Jerry. Selv om ikke nødvendigvis lige er det forstÃ¥eligt, ville at kreditor ikke have tid til at revidere Jerrys kriminalitet liste. Trods alt kreditor behandling mere end 1.000 kontrol pr. uge med en stab pÃ¥ seks. Det var imidlertid uacceptable for degnen til at levere en check direkte til Jerry. Checken skulle være gÃ¥et fra kreditor til kreditoren. Kreditorfakturaen– eller kriminalitet data i dette tilfælde–bør have indeholdt alle relevante oplysninger for at give konti der skal betales til passende rute checken.
XYZ besluttede at rapporten Jerry til retshåndhævelsen. Selv om $88.000 er ikke en betydelig mængde af penge for en $1 milliard selskab og de juridiske gebyrer og andre omkostninger kan være høj, ønskede virksomheden at demonstrere for sine medarbejdere, at det ikke ville tolerere svig og ville holde gerningsmændene ansvarlige. Afgørende og rettidig indsats som denne er afgørende for at opretholde en sund kontrolmiljø.
Ikke alle er så flittig som Molly. Lektionen hun anvendt er vigtigt at lære operationer personale: tager sig tid til at kontrollere noget, der ikke synes ret. Fordi hun brugte et par minutter udføre diligence, Molly afdækket en $88.000 svig.
Flere symptomer kan have markeret svig. Hvis interne revision havde testet medarbejder kreditkort afgifter, ville simpelthen at identificere de top 25 firmakort brugere og gennemse deres afgifter have markeret Jerry. Rejse refusioner af $88.000 i et år dækker en masse rejser. Test regnskaberne for mennesker med de mest bogførte kreditter vil have tilsvarende markeret Jerry. Også, Jerry gennemsnit tre betalinger om måneden på sit kreditkort i løbet af et år, en usædvanlig mønster, der påvises, bør er blevet undersøgt.
Test af top 25 firmakreditkort brugere og søge efter usædvanlige mønstre er hæfteklammer af enhver revisionsprogram, der indeholder test designet til at afsløre svig.
INDHØSTEDE ERFARINGER
* Medarbejdere bør tage det ekstra skridt. Hvis medarbejdere er præsenteret med en transaktion, som de ikke helt forstår, bør de gøre, hvad der foregik at det blev klart for enhver at XYZ ikke vil behandle svig let. hvad det tager for at forstå transaktionen. Molly var en af vogtere af organisationens kontanter, så når nogen spurgte om penge fra selskabet, selv en betroet tidligere chef, det var vigtigt for hende at forstå karakteren af transaktionen.
* Adskille opgaver. Dette er et koncept, der er boret ind i hjerner af interne revisorer ad nauseam, men det er ikke nødvendigvis meddeles som det ofte operationelle forvaltning. Organisationens hoved kasserer, som Jerry rapporteret, var en ex-revisor og ex-controller, og derfor burde have været klar over denne kontrol konceptet. Men i løbet af business, når gange er godt og alle er optaget, det er nemt at overse grundlæggende. Jerry havde for meget kontrol, og fordi kreditor betroede ham, skriverne ikke overholde deres egne processer og sende checken direkte til tredjemand.
* Handle hurtigt og beslutsomt. Jerry var en lang tid ansat i”XYZ, og han var vellidt i organisationen. Det ville have været let for virksomheden at spørge Jerry at betale pengene tilbage og kalder det selv. Hvordan nogensinde, ledelse og bestyrelsen opfordret til en fuld undersøgelse, ledet af den interne revisionsgruppe, der omfattede eksterne konsulenter, advokater og distriktet advokat. Management ogsÃ¥ besluttet at ikke holde det stille; de lod finansieringen og regnskab organisationer ved, hvad der foregik at det blev klart for enhver at XYZ ikke vil behandle svig let.
* Tyve kan få grådige. I dette tilfælde, havde Jerry allerede forladt selskabet. Hans bedrageri kunne have gået upåagtet hen, hvis ikke vendte han tilbage for en sidste $716!